In elk gezond bedrijf gelden duidelijke afspraken. Maar wat gebeurt er als een werknemer de bedrijfsregels gaat overtreden? Van een onschuldige privémail tot een gevaarlijke situatie op de werkvloer: het handhaven van de orde is voor een ondernemer essentieel, maar juridisch gezien een mijnenveld. In dit artikel leest u hoe u correct optreedt wanneer personeel de regels overtreedt en welke sancties juridisch standhouden.
De basis: Wat valt onder bedrijfsregels?
Bedrijfsregels zijn de ‘huisregels’ van uw organisatie. Ze vallen onder het wettelijke instructierecht van de werkgever. Of u ze nu vastlegt in een personeelshandboek, een gedragsprotocol of veiligheidsvoorschriften; het doel is overal gelijk: zorgen voor een veilige en efficiënte werkomgeving.
Toch is er een belangrijke voorwaarde: een werknemer kan een regel pas overtreden als hij wist dat deze bestond. Het is daarom cruciaal dat u de bedrijfsregels niet alleen opstelt, maar ook aantoonbaar deelt. Laat werknemers bij indiensttreding tekenen voor ontvangst. Dit voorkomt dat een werknemer later bij de rechter kan aanvoeren dat hij “van niets wist”.
Wanneer is er sprake van een overtreding?
Niet elke misstap is direct reden voor ontslag. Het Nederlandse arbeidsrecht maakt onderscheid tussen incidentele fouten en structureel wangedrag. Bij het overtreden van bedrijfsregels kijkt een rechter naar drie zaken:
-
De duidelijkheid: Was de regel helder en ondubbelzinnig?
-
De ernst: Hoe groot is de schade of het gevaar dat door de overtreding is ontstaan?
-
De consistentie: Wordt er tegen iedereen die de regels overtreedt even streng opgetreden?
Sancties: Van waarschuwing tot ontslag
Als een werknemer de afspraken schendt, heeft u als werkgever verschillende instrumenten in uw gereedschapskist. Het is hierbij van belang dat de straf ‘proportioneel’ is: de sanctie moet passen bij de fout.
-
De officiële waarschuwing: De eerste stap bij minder zware overtredingen. Hiermee bouwt u een dossier op.
-
Schorsing of loonstop: Een zwaarder middel, vaak gebruikt als ordemaatregel tijdens een onderzoek.
-
Ontslag op staande voet: Dit is de zwaarste sanctie en mag alleen bij een ‘dringende reden’. Denk aan diefstal, fraude of het negeren van cruciale veiligheidsregels (zoals roken bij een gastank).
Let op: Sinds recente uitspraken van de Hoge Raad moet u bij ontslag op staande voet extra goed onderbouwen waarom een lichtere sanctie, zoals een laatste waarschuwing, niet volstond.
5 Tips voor een waterdicht beleid
Om juridische getouwtrek te voorkomen, kunt u als ondernemer de volgende stappen zetten:
-
Schrijf het op: Leg uw bedrijfsregels vast in een helder reglement en vermeld direct welke sancties er op overtreding staan.
-
Vraag een handtekening: Laat medewerkers tekenen voor kennisname. Dat is uw bewijs in een eventuele rechtszaak.
-
Houd koers: Gedoogbeleid is riskant. Als u één werknemer de regels laat overtreden zonder sanctie, verliest u het recht om een ander daar wel op aan te spreken.
-
Verzamel bewijs: Leg incidenten direct vast. Denk aan gespreksverslagen, getuigenverklaringen of (binnen de privacyregels) camerabeelden.
-
Pas hoor- en wederhoor toe: Geef een medewerker altijd de kans om zijn kant van het verhaal te vertellen voordat u een officiële sanctie oplegt.
Conclusie
Het overtreden van bedrijfsregels kan grote gevolgen hebben voor beide partijen. Voor de werknemer staat zijn baan op het spel, terwijl de werkgever bij een onterecht ontslag te maken kan krijgen met forse schadevergoedingen. Een goede juridische onderbouwing is dan ook geen luxe, maar noodzaak.
Heeft u te maken met een werknemer die de regels overtreedt, of wilt u uw huidige bedrijfsreglement juridisch laten toetsen?
Wij helpen u graag bij het opstellen van een waterdicht handboek of het adviseren in een lopend conflict.